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公证业务办证流程

  • 2017-1-19 14:19:23  
第一章  总  则
第一条   根据《公证法》、《公证程序规则》及有关规定,结合本处工作实际,制订本公证业务办证流程。
第二条  公证员办理公证,应当遵守法律,坚持客观、公正原则,严守公证员职业道德和执业纪律,维护法律权威和公证公信力。
第二章  申请与受理
第三条  当事人申办公证,应当具备法律规定的资格和条件。接待公证员应当对当事人是否具有申办公证的资格和条件进行审查,不得受理《公证程序规则》第四十八条规定的公证事项。
第四条  接待公证员应当按照《公证程序规则》第十九条的规定受理公证事项。
第五条  接待公证员受理公证申请后应当向申请人发送受理通知单,按照规定计算应当收取的公证费数额,并告知申请人向收费窗口缴纳公证费。
第六条   对符合法律援助条件的,承办公证员可根据当事人的书面申请报公证处主任审批。公证员无权私自减免公证费。
第七条  承办公证员应当亲自办理公证业务。公证员助理协助公证员办理公证业务,不得私自受理公证业务或以公证员名义办理公证业务。
第八条  公证员遇有法定情形需要回避的,应当自行回避。当事人要求回避的,经查属于《公证法》规定的回避情形,公证机构应当改派其他公证员办理。
第九条  公证员应当在问明申办事由的前提下指导当事人按规定填写公证申请表,监督当事人在申请表上签名或按手印,复制留存必要的主体资格证明原件以及与公证有关的其他证明材料原件,经审查无误后开始建立公证卷宗。
第十条  承办公证员对当事人及所申办的公证事项是否符合法定条件进行严格审查,制作谈话笔录。公证员询问当事人和有关证人时,应告知其所享有的权利、承担的义务、法律责任和注意事项。谈话笔录应记载询问人、记录人、被询问人姓名、谈话日期、地点和内容,并交被询问人核对签名,确实不能签名的可由本人按手印。对不识字的当事人在制作询问笔录时,应由两名公证人员进行询问(或由一名公证员询问,一名无利害关系的见证人在场),并按记录原文向当事人宣读。
第十一条  当事人申办公证,原则上应到公证处办理,确有困难不能亲自到公证处申办的,经公证处主任批准,可以有两名公证人员上门办理,其中一人必须是公证员。
第三章  审  查
第十二条  对当事人提供的各类证件和证明材料,承办公证员应当严格按照规定进行审查,确保被证明的法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性、合法性。
第十三条  当事人提供的证据材料不齐全、不完善或对证据材料有疑义的,承办公证员应告知当事人补充或向有关单位调取或进行调查核实,并有权利和义务到现场进行实地核实、勘验。
第十四条  遇有技术性、专业性问题,公证处应当委托具有资质的专业部门、专业人员进行鉴定、认定。鉴定结论和认定材料应有鉴定部门和鉴定人员、认定人盖章、签名。
第十五条  公证机构进行核实,应当遵守有关法律、法规和有关办证程序规则的规定。
公证机构派员外出核实的,应当由二人进行,但核实、收集书证的除外。特殊情况下只有一人外出核实的,应当有一名见证人在场。
公证机构办理现场监督类公证,应当有二人共同办理,其中一人必须是公证员。
公证机构派员外出办理保全证据公证的,有二人共同办理,承办公证员应当亲自外出办理。
遗嘱公证应当有二人共同办理,承办公证员应当全程亲自办理。特殊情况下只有一名公证员办理的,应当有一名无利害关系的见证人在场见证,见证人应当在询问笔录上签名或盖章。
第十六条  承办公证员应当依照法律、法规、规章以及有关办证程序规则的规定审查公证事项。经审查,符合出证条件的,应当草拟公证书,连同卷宗报请有关人员进行质检、审批。
第十七条  对复杂、疑难、重大和新型的公证事项,承办公证员应提交处务会集体讨论决定,对讨论决定的会议记录应当附卷。
 
第四章  出  证
第十八条  承办公证员办理的公证事项必须经质检、审批程序后方可出证。
承办公证员对公证事项的合法性、真实性以及公证书的制作等环节承担责任。
质检员、审批人对公证事项的受理是否符合条件和管辖规定、核实取证程序是否真实合法、当事人主体资格和证明材料是否齐全、公证内容是否符合法律和社会公共利益、公证书是否符合法定格式,依据相关规定进行审核后,签署是否批准出证的意见。
第十九条  每件公证事项须经质检、审批后方可打印公证书出证。
第五章  终止公证
第二十条  承办公证员对公证事项符合《公证程序规则》第五十条规定的终止公证情形的,应当写出书面报告,报公证处主任审批后,终止该公证事项。终止公证的决定书应当书面通知当事人或其代理人,已收取的公证费按相关规定处理。
第六章  打印、用印
第二十一条  建立统一的公证书打印、用印制度,打印、文印人员应按规定打印、用印。未经质检、审批的公证事项,公证书不得打印、用印。
    第二十二条  公证处印章、钢印、公证员签名章由专人负责保管、使用、登记。严禁承办公证员私自用印、出证。
第七章  公证书领取、发送
第二十三条  公证书制作完成后由专人负责交付当事人,当事人收件后应在公证书领取、发送回执上签名,并注明收到的时间、份数和公证书编号。承办公证员应在公证书领取、发送回执上签名。公证书如以发送方式交付当事人的,承办公证员应将当事人的详细地址、接收人告知发送人,统一发送。
第八章  卷宗归档
第二十四条  公证事项办结、终止和拒绝公证后,承办公证员应依照相关规定及本处内部管理制度的规定,将办结的全部卷宗材料整理后移交档案员,经档案员检查合格后接收归档,并办理移交手续。档案员对不符合规定的卷宗有权拒绝接收。
第二十五条  对原件或其他无法入卷的证据材料,由承办公证员做成复印件或复制件入卷,注明复制时间,加盖核实校对章,并由承办公证员签名。
随卷归档的录音带、录像带、光盘制品及计算机软盘等声像、软件档案,应逐项登记,单独存放保管,防止磁化,并根据保管期限定期复制。
第九章  附  则
第二十六条  公证争议处理程序依据《公证程序规则》及相关规定办理。
第二十七条  提存、抵押登记、保管等事务参照本公证业务流程执行。
 

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